Les interfaces de gestion

Objectifs spécifiques

suivi comptable des aviculteurs - initiation du gestionnaire-comptableLes structures de gestion avec lesquelles nous travaillons étaient demandeuses d’appui pour améliorer leur gestion. Le service de suivi de gestion a donc pour vocation de :

- favoriser l’autonomie de gestion des comités de gestion ;

- permettre aux communes de connaître la richesse potentielle de leur territoire ;

- permettre aux communes de contrôler, voire de réorienter les structures de gestion à qui elles doivent déléguer certains services (eau, éducation, banques de céréales, santé) ;

- faciliter la remontée des données statistiques au niveau national ;

- et pour nous : évaluer et suivre l’évolution des projets accompagnés.

Fiche technique

Principe de fonctionnement

Chaque semaine (ou chaque mois selon l’activité), le trésorier vient au CIAGE avec sa comptabilité et les opérations sont entrées en informatique, dans une interface de gestion spécifique. La caisse est déposée dans un coffre au CIAGE, dont seul le trésorier à la clé. Si les sommes détenues sont importantes, le trésorier va les déposer sur le compte bancaire de l’association.

L’interface permet ensuite de vérifier les comptes (caisse et banque), mais aussi d’établir des bilans et d’analyser les chiffres.

Certaines interfaces, plus complexes, permettent également de gérer les stocks (ex : banques de céréales), de suivre la consommation d’eau (ex : AES) ou de calculer les indemnités du personnel (ex : AES ou ASACO).

En fin d’année, l’interface permet d’éditer un bilan simplifié de chaque structure, qui est présenté en Assemblée Générale de la structure concernée puis diffusé à ses partenaires.

Exemple en image : l'interface "Adduction d'Eau"

 

Initié en 2009, le suivi de gestion a tout de suite montré des résultats très probants :

- La transparence de gestion

- La connaissance des éléments comptables permettant aux comités de gestion de prendre leurs propres décisions, et donc d’améliorer la gestion de leur structure

- Un appui-conseil à la demande et donc une formation continue des comités de gestion

Le suivi était alors proposé par la chargée de mission lorsqu’elle était sur le terrain, ou par le chef de projet malien, en plus de ses activités habituelles.

Devant un succès plus rapide que prévu, nous avons embauché en 2011 un gestionnaire-comptable à plein temps pour permettre une plus grande disponibilité du service, mais aussi pour le rendre mobile : le gestionnaire se déplace des les villages pour faciliter l’accès au suivi de gestion sur l’ensemble des 4 communes.

Aperçu en images du suivi de gestion des emboucheurs (élevage bovin) :

Formation en gestion des associations de femmes et suivi de gestion quotidien :

Actions d’accompagnement

Pour chaque type de structure, une interface de gestion spécifique est créée par nos bénévoles, en fonction des besoins exprimés sur le terrain, et peut évoluer selon les évolutions constatées au fur et à mesure du suivi.

Au début du suivi, la structure doit suivre quelques règles minimum de gestion et de rigueur minimum, et chaque année nous allons plus loin avec le comité de gestion dans les exigences : factures écrites pour toutes les dépenses, préparation d’un budget prévisionnel, détails plus précis des opérations et des créances, etc.

Cela permet de former les comités de gestion de façon très concrète, au fur et à mesure et selon leurs besoins.

Exemple d'analyse financière : CSCOM de Dembela 2015

Chaque fin d’année, à la clôture des comptes, le gestionnaire-comptable rédige une analyse financière. Discutée avec le bureau, elle sert de base pour la préparation de l’Assemblée Générale.

A la demande du médecin de Dembela, nous avons aussi informatisé les bilans trimestriels à fournir par les Centres de Santé à leur Tutelle (CSRF) : bilans financiers et statistiques des consultations.

Pour les interfaces concernant les structures de compétences communales, nous allons peu à peu vers une prise en main par le personnel des communes. A terme, le gestionnaire-comptable ne remplira plus ces interfaces, il n’aura plus qu’un rôle d’appui-conseil et d’analyse financière.

Découvrez la méthode de suivi du CIAGE : Exemple sur le Volet Santé

Spécificités des réalisations

Pour les structures trop éloignées du CIAGE, le gestionnaire se rend sur place pour le suivi. La caisse est sous la responsabilité d’au moins deux personnes de l’association responsable et le gestionnaire vérifie la conformité des opérations entrées avec le solde réel en caisse.

Nous n’imposons rien, chaque structure est libre de ses choix, mais l’A.R.C.A.D.E. n’apporte son soutien que pour les projets des associations qui acceptent le suivi de gestion, et donc un minimum de rigueur comptable.

Bien sûr, la mise en place d’une transparence de gestion ne plait pas à tout le monde, et nous rencontrons des difficultés avec certaines structures. Mais il y a toujours une volonté d’une partie de la population ou des membres de respecter la rigueur de gestion demandée. Car peu à peu, tout le monde en voit l’intérêt pour le développement local.

Les comités de gestion eux-mêmes demandent des évolutions sur nos interfaces, pour aller plus loin dans la rigueur de leur structure, au fur et à  mesure qu’ils prennent conscience des faiblesses de leur gestion. Par exemple, pour les pharmacies, nous avons intégré le suivi des stocks de médicaments.

Nous travaillons aussi en collaboration avec les services de tutelle, pour prendre en compte les comptes-rendus que les structures locales doivent leurs fournir. Ainsi, nous adaptons nos interfaces aux modèles nationaux, pour faciliter le travail des gérants et des trésoriers, mais aussi des autorités maliennes qui ont ainsi des données plus fiables.

Pour les centres de santé par exemple, il est maintenant facile aux chefs de poste de transmettre les statistiques médicales et les bilans financiers du centre.

Résultats

Certaines associations sont parties de « très loin », et nous avons peu à peu permis à leur gestion de s’améliorer.

17 structures suivies la première année, 23 structures en 2015, et chaque année de nouvelles demandes. Certaines structures adhèrent volontairement au CIAGE, même sans appui projet de l’A.R.C.A.D.E.

Parmi les 17 premières, quelques-unes ont quitté le CIAGE, car certains membres influents ne voulaient pas d’une transparence qui empêchait certaines pratiques. Mais petit à petit, elles reviennent au CIAGE, au vu des résultats significatifs des associations suivies :

- Retour des bénéfices dans les structures en déficit ;

- Meilleur recouvrement des créances et des cotisations ;

- Mise en place de cotisations dans les structures qui n’avaient pas de recettes de fonctionnement ;

- Nouvelles adhésions ;

- Baisse des frais de fonctionnement superflus sur les structures les plus dépensières ;

- Prise de conscience de l’importance de la gestion par les bureaux des associations, amélioration de la gestion visible chaque année ;

- Pour les assos de femmes, prise de conscience progressive (des hommes et des femmes) qu’elles peuvent elles-mêmes gérer leur comptabilité, sans faire appel aux hommes qui le faisaient à leur place ;

- Création de coopératives dynamiques et implication de jeunes dans les bureaux, à l’image de la coopérative des éleveurs bovins ou des femmes de Niamakouna et de N’Tiobougou ;

- Structures suivies citées en exemple pour leur bonne gestion par les autorités maliennes (sous-préfet, Centre de Santé de Référence, Direction Régionale de l’Hydraulique, Ministère du développement social, Région de Sikasso) ;

- Respect des règles démocratiques des associations, notamment la réélection des bureaux en fonction des statuts de chaque structure ;

- Plus forte implication des élus dans le suivi des comités de gestion à qui elles délèguent des compétences municipales.

- Invitations aux rencontres E-Atlas de Ouagadougou en novembre 2013, pour présenter l’utilisation que nous faisons de l’outil informatique, notamment les interfaces de gestion.

En savoir plus sur les rencontres E-Atlas

Résultats spécifiques pour les centres de santé :

- adéquation des montants existants en caisse avec la comptabilité produite

- meilleure gestion des stocks de médicaments

- résolution de nombreux petits problèmes de gestion par les comités de gestion eux-mêmes, suite au pointage de ces problèmes par le gestionnaire-comptable

- clarification de toutes les pratiques existantes en termes de tarifs

- meilleure coordination entre les ordonnances du médecin et les ventes de la pharmacie

- clarification des mouvements financiers pour les achats et les ventes de médicaments

- présentation annuelle d'un bilan et d'une analyse des résultats de chaque centre, utilisés comme base pour la restitution en assemblée générale des populations

- amélioration des relations entre le personnel de santé et l'ASACO

- levée du tabou sur les espaces de santés informelles et volonté de lutter contre ces pratiques dangereuses (faux aides-soignants, pharmacies par terre, etc.)

- implication des chefs de poste dans l'amélioration de la gestion des centres

Plus de détails sur le CIAGE : Blog ARCADE, tag "CIAGE"

A partir de cette expérience, nous avons créé une interface de gestion communale intégrée (GM2I), en test dans 3 communes maliennes partenaires, qui gère l’ensemble des activités et documents comptables de la commune, mais aussi de ses services tels que l’état civil, la pluviométrie, etc.

Pour en savoir plus : le volet décentralisation

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